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  • Arnaque en ligne : 7 Bonnes pratiques de l’Email pour rassurer ses destinataires

    Alors que le monde entier retient son souffle face au Coronavirus, les pirates du web se font passer pour des acteurs de confiance et multiplient les attaques en ligne. Vulnérables, les populations confinées se montrent plus que jamais méfiantes face aux e-mails frauduleux. Voici 7 bonnes pratiques de l’email pour rassurer vos destinataires et éviter que votre communication soit assimilée à une arnaque en ligne.

    Adapter l’adresse de l’expéditeur

    Pour que votre message n’apparaisse pas comme un email frauduleux aux yeux de vos correspondants, veillez à renseigner dans les paramètres de votre campagne email une adresse d’expédition valide, sans erreur ni faute de syntaxe. Vous pouvez utiliser une adresse générique de type « contact@nomdedomaine.com » ou « bonjour@nomdedomaine.com . Pour humaniser la communication et lui donner un caractère plus authentique, n’hésitez pas à employer une adresse nominative de type « marion@nomdedomaine.com ».

    Conseil-fraude-email-adresse-expediteur

    Pour aller encore plus loin, utilisez les fonctionnalités de votre logiciel d’envoi d’emailing pour personnaliser l’identité de l’expéditeur en associant un prénom et un nom ou le nom d’une enseigne, à l’adresse email utilisée.

    Par exemple : Marion Bonial « marion@nomdedomaine.com » ou  Ma Petite Epicerie «contact@ma-petite-epicerie.fr ».

    Ces mêmes informations doivent figurer dans toutes vos campagnes email régulières. En effet, si vos destinataires vous connaissent déjà et ont enregistré votre adresse email d’expéditeur, ils vous identifieront plus rapidement et seront suffisamment rassurés pour ouvrir vos messages

    Proscrire les erreurs dans les noms de domaine

    C’est aussi à la bonne ou mauvaise syntaxe de l’adresse email que l’on repère un email malveillant. Lorsque vous créez votre campagne d’email professionnel, vérifiez que l’adresse d’expédition que l’on vous a fournie est correcte et correspond au nom de domaine de l’entreprise. Une faute de frappe ou une erreur d’inattention sont vite arrivés.

    Conseil-fraude-email-nom-domaine

    Par exemple, si votre nom de domaine est « nomdedomaine.com », votre email ne doit pas être envoyé avec l’adresse d’expéditeur « nommdedomaine.com » ou « nomdedomaine.net.com ». Attention donc, aux consonnes doubles « r », « t », « m », etc. et aux suffixes doubles.

    Les destinataires de votre emailing qui se diront « J’ai reçu un email suspect », iront rapidement vérifier dans leur messagerie si le domaine est identique aux communications habituelles.

    Eviter l’envoi de documents en pièces jointes

    Plusieurs techniques de fraude par email consistent à cacher un virus ou un logiciel malveillant (malware) dans les pièces jointes d’un email. C’est notamment pour cela que les systèmes de sécurité informatique en entreprises bloquent les emails entrants qui contiennent une pièce jointe.

    Conseil-fraude-email-pieces-jointes

    Pour éviter que votre message n’apparaisse comme un email suspect, n’incluez jamais de pièces jointes dans vos campagnes. Préférez héberger les documents à transmettre sur un serveur distant comme celui de votre site Internet, ou celui de votre outil d’emailing. Puis, insérez un lien dans le corps de l’email qui renvoie le destinataire vers votre contenu lorsqu’il clique.

    Autre avantage : en faisant cela, vous intégrez un call to action (appel à l’action) dans le message. C’est-à-dire que le destinataire est appelé à cliquer dans l’email pour réaliser l’action attendue : consulter votre document.

    En analysant le nombre de clics à la fin de la campagne, vous êtes en mesure de savoir combien de personnes ont consulté votre document. A contrario, l’ajout d’une pièce jointe ne vous donne aucun suivi sur le nombre de pièces jointes vues.

    Bannir les fautes d’orthographe

    Que penseraient vos lecteurs s’ils recevaient un email du Gouvernement ou de leur banque, grammaticalement incorrect et truffé de fautes d’orthographe ? Ils penseraient instantanément qu’il s’agit d’une arnaque en ligne car une mauvaise utilisation de la langue révèle un manque de soin et n’inspire pas confiance.

    Conseil-fraude-email-fautes-orthographes

    Il en va de même pour le contenu de vos emailings. En cas de doute sur l’orthographe d’un mot, une conjugaison ou un accord de participe, sollicitez l’aide d’un collègue que vous savez incollable sur le sujet.

    Enfin, levez les yeux du guidon et faites relire vos textes par plusieurs personnes. Vous pouvez être un gymnaste des mots et de la langue française, et faire quand même des erreurs.

    Inclure les mentions légales

    En tant qu’entreprise qui communique vers ses clients ou vers un fichier de prospection, votre emailing répond à certaines obligations légales. Vous devez notamment informer les destinataires :

    • De votre identité

    • De leur droit d’accès et de rectification de leurs données conformément à la Règlementation Générale sur la Protection des Données du 25 mai 2018, et la procédure pour l’appliquer

    • De l’utilisation que vous ferez de leurs données

    • De la démarche à suivre pour ne plus recevoir vos emails. Vos destinataires ont un droit au désabonnement, insérez systématiquement un lien de désinscription dans vos messages.

    Conseil-fraude-email-mentions-legales

    L’usage est de positionner le bloc des mentions légales dans le pied de page de l’email (appelé aussi Footer). Les coordonnées de votre entreprise doivent être parfaitement visibles afin que votre destinataire puisse vous identifier et vous contacter rapidement s’il le souhaite.

    Dans la partie haute de l’email (aussi appelée Header), insérez un lien qui renvoie vers une version en ligne du message. De cette manière, vous facilitez la lecture pour les destinataires dont la messagerie email n’affiche pas correctement les images.

    Utiliser les images avec modération

    Un email qui ne contient que des images peut être assimilé à un email frauduleux. Il a également plus de risque de se retrouver dans la boite des indésirables de vos destinataires plutôt que dans leur boite de réception. Pour améliorer la délivrabilité de votre message et donner un gage de sérieux supplémentaire à vos lecteurs, insérez aussi du texte dans votre contenu.

    Une bonne pratique de l’email marketing consiste à respecter un ratio de 60/40 minimum dans la pondération de vos images : 60% de texte pour 40% d’images.

    Manier l’urgence avec précaution

    Les cyber pirates sont souvent peu scrupuleux. Ils jouent sur des émotions comme la peur ou la colère pour susciter une réaction chez leur cible qui tombe dans le piège des « offres urgentes » ou « problème lié à votre compte bancaire ».

    Pour que votre message ne soit pas considéré comme un email malveillant par le destinataire et son filtre antispam, évitez d’utiliser des termes liés à l’urgence notamment dans l’objet de l’email.

    Pour communiquer sur une grande opération promotionnelle, préférez écrire « Proposition à ne pas manquer » plutôt que « Proposition urgente ». Pour mettre en avant une offre très limitée dans le temps, n’utilisez pas les termes « Promotion urgente » mais « J-3 pour en profiter ».

    Dans tous les cas, ne demandez jamais les coordonnées personnelles d’un destinataire dans votre email. Ce type de pratique peut être assimilé à du phishing. Cette technique de piratage consiste à se faire pour un acteur de confiance (banque, sécurité sociale, association…), pour inciter les victimes à partager leurs données sensibles ou à installer des logiciels malveillants sur leurs ordinateurs.

    Pour obtenir plus de conseils sur la communication professionnelle par email ou toute question sur l’une de nos solutions de marketing email et mobile écrivez-nous ou contactez le 01 83 77 59 00.

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